一、协同办公系统项目实施观念

　　作为项目实施经理应明确，并应影响客户方明确：1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就。2、协同办公系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面协同办公系统有适应性的调整，另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。3、协同办公系统的使用是需要理性引导的。不要听从用户的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位)，而把用户应用需求向系统产品上引导、靠近。4、 不要企望整个协同办公系统100%的应用、使用——那是一个理想! 协同办公系统有时候是作秀的、有时候是实用的、有时候是盲目的。但至少应该保证协同办公系统有一部分被使用，哪怕只是电子公告!

　　二、协同办公系统项目实施策略

　　总结我们以往成熟经验，现提出如下协同办公系统项目实施策略，作为指导：

　　促使单位领导牵头应用

　　一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”，如果协同办公系统项目没有领导来牵头，没有领导来应用，那么整个协同办公系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。

　　为了促进单位领导使用，可以：重点对领导层进行应用培训;为领导层提供最为关心的、最迫切的应用;由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可能地简洁、直观、易用——只须通过鼠标便可完成操作;　可以考虑为领导配备手写板，完成公文批注处理;利用其它策略造势、形成“围势”，“迫使”领导去应用;拟安排专人(秘书)代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。

　　作好推广递进层次、层层推进

　　一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要一定的时期才能推广开来，所以应计划好协同办公系统推广递进层次，如在前期重点推广：协同工作、知识管理、内部邮件、关联项目、会议管理等这些功能具有易推广、实用、易应用起来等特点。这些功能得以推广后，便可以推广其它各个模块的使用，从而达到整个协同办公系统的应用。

　　制度促进

　　即与管理部门(尤其是办公室部门)密切配合，制定相关规章制度，明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公系统平台上进行流转，同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。

　　现场值守及时响应、解决问题

　　凡是系统，在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问题不能得到及时答复、解决，便可能影响用户使用信心，也可能出现一些负面声音，这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此，这些问题必须消除在萌芽中。

　　帮助完成数据采编、输入等初始处理

　　迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个协同办公系统项目的早日启动和使用。

   在一般的电子政务、OA协同办公系统项目中，许多服务商认为数据采编、初始工作是由用户单位来作的，不能“越俎代庖”。但实际上客户方由于前期对于协同办公系统的理解、数据整理的不熟悉，整个初始工作往往“迤延”很长时间，使整个协同办公系统项目启动拖延。

　　充分发挥“督察督办协同办公系统”的作用

　　即由相关管理人员利用督察督办协同办公系统促进各个部门、人员充分利用协同办公系统平台。

　　策略七：发挥手机短信自动通知、通告功能

　　手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具，将协同办公系统与手机短信结合起来。手机将时时提醒“您”去使用协同办公系统了。

　　发挥系统管理员作用

　　系统管理员能动性非常关键，不要让客户系统管理员有依赖心理。因为你不可能整日泡在客户方现场啊!而且这样可以大大节省公司的培训费用。

　　如果项目实施人员能够灵活把握以上各点，那么系统的实施成功率则会大大提高!