大多数企业虽然引进了一套协同OA软件，但企业员工却依旧使用MSN、QQ等即时通讯工具交流，其原因主要在于：一是企业没有选择好适合企业自身发展的协同OA软件；另外一个原因就是企业高层管理思路不清晰。

目前国内的协同OA厂商达1000家之多，虽然产品形态各异，但还是难以避免同质化现象的出现，这在不同程度上为企业选型带来了困扰。

一般一个协同OA项目在招标过程中，往往会出现多家协同OA软件厂商竞标，这对企业来说择优选择灵活度强。但问题在于竞标协同OA软件厂商往往会站在自己的立场描述自身产品的优势，迎合客户的长远规划，为其勾勒出一副宏伟的蓝图。当企业迷失于幻想而忘记自己需求的初衷时，最后的选型往往与期望背道而驰。

另外，企业本身在信息化推进过程中，往往抱着一边尝试一边实践的心态，缺乏完成的信息化大局观，目标难以量化实施。且从企业自身管理体系看，很多企业与国际先进管理思想还存在较大差距，大跃进式的信息化改革很难在企业内部行之有效的推广开来，上了一套协同OA，员工之间仍在同步使用MSN或QQ等即时通讯工具，这间接使协同软件等同于一个鸡肋，一个CIO讨好老板的工具。

如何解决呢？上一套协同OA软件前，协同OA软件厂商应该先确定企业需求，如果是用户明确的需求可以用现在的产品解决那就可以直接用现在的功能模块，如果是达不到的要求还可以进行二次开发，这样就可以通过现有功能和二次开发解决掉用户的全部问题。实现用户想达到的效果。

明确需求之后，协同OA软件不仅提供一个数字化的虚拟企业环境，解决企业管理过程中繁琐的事件，使复杂的事件延既定的规则获得解决，从而将企业员工从重复的劳动中获得解脱，将精力放在工作的改进和创新上，也将企业管理者从繁杂的小事中解脱出来，使其能够更关注企业的战略规划和发展，真正获得员工与组织的和谐快速发展。