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 OA办公系统近年来得到了快速发展,OA系统的合理利用对现代企业管理有着非凡的意义。

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OA办公系统对现代化企业管理的意义与作用

       OA办公系统近年来得到了快速发展,尤其是步入网络互联时代,企业信息化管理大大提高,传统的办公模式俨然已不能满足企业的发展需求。对于企业而言,OA系统的发展不仅变革了传统企业的纸质公文、层级流程审批、信息资源共享单一等办公模式,在规范企业组织管理水平的同时,亦是有效提升了企业的协同办公效率,促进了员工间的沟通交流,节约了成本。OA系统的合理利用对现代企业管理有着非凡的意义。

       1、OA系统通过企业内部门户,统一信息发布平台,消除了信息混乱。例如通过公文管理、规章制度、 电子公告、 电子论坛等, 使企业的公文、新闻简报、 技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播, 使员工能够及时了解企业的发展动态。 建立企业内部的邮件系统、档案管理系统等,使企业内部的通信和信息交流快捷通畅。

       2、OA 系统提升了企业信息的安全性。 企业过去纸质化信息的填制、报送、转寄、转存,流转程序较多,极易发生企业信息的泄露, 给企业带来不必要的损失。有时流程审批复杂,层层递交,极大影响了企业的办公效率。

       OA系统通过采取加密措施、权限控制、物理隔离、 屏蔽等方式来确保了用户、 企业的数据安全,提高安全性。而无纸化流程审批实现制度落地,则有效的减少了工作中的复杂环节,在提高企业审批速度的同时,亦是提高了企业的工作效率。

       3、OA系统打破了企业信息“孤岛”。如果把每个员工的计算机看做是一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”,在 OA协同办公下, 则能够实现各系统的单点登陆、 统一用户管理、 统一信息提醒。以九思OA办公自动化系统平台为例,通过平台不仅可了解每项业务的进度, 了解哪些工作环节有待改进,借此提高组织的工作效率和管理效率。还能促进员工之间以及员工与上级的沟通, 为发挥员工智慧和积极性提供了舞台, 最终使企业凝聚力得以增强。

       4、OA系统能够提高异地具有隶属关系上下级管理的协同效率。 例如: 公文远程协同办公系统可实现远程政务管理, 预决算系统管理可以实现远程财务信息发送。 同时也可扩大办公区域, 可在家中、 城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公, 大大方便员工出差在外的办公与信息交流。

       6、通过督查督办功能提高了领导层的监管能力。OA系统简洁、 直观、 易操作的特性, 能够强化领导的监控管理, 增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、 各位员工的工作进度情况, 实时、全面掌控各部门的工作办理状态, 及时发现问题及时解决,从而减少差错、 防止低效办公, 最终提高企业竞争力。

       此外,通过OA系统还能有效管理、更新企业的人事调动安排,实现企业资源共享,助力企业实时了解市场发展动向,及时做出相应发展及应对战略。

       综上,OA办公系统对现代企业提高管理水平和管理效率,增强企业竞争力,提升企业内部协同办公效率,降低企业资源消耗,节约成本等方面有着深远意义。随着信息化的推动,OA在现代企业管理中必将扮演着越来越重要的角色。

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