团队协作

Team Solution

随着生产力的发展和社会分工的日益细化,团队协作对于企业成功所起的作用日益显著。公司的不断发展壮大,员工文化素质 . . .

团队协作OA解决方案

       随着生产力的发展和社会分工的日益细化,团队协作对于企业成功所起的作用日益显著。公司的不断发展壮大,员工文化素质的不断提高,企业中知识型员工已经呈现逐步增多的趋势,日常工作内容中需要智力成分的进一步增加,公司里越来越多的工作需要通过团队合作来共同完成。 

       团队是由员工和管理层组成的一个共同体,该共同体合理利用每一个成员的知识和技能协同工作,解决问题,达到共同的目标。
高效团队的特征

       一、清晰的目标

       团队成员对所要达到的目标有清楚的了解,团队成员会把个人目标升华到群体目标中去。成员愿意为团队目标作出承诺,清楚地知道希望他们做什么工作,以及他们怎样共同工作最后完成任务。

        二、良好的沟通

       毋庸置疑,这是高效团队一个必不可少的特点。群体成员通过畅通的渠道交流信息,有助于管理者指导团队成员的行动,团队成员之间消除误解。确保意见的统一共同目标的达成和实现。

       三、知识的储备和共享

       高效的团队是由一群有能力的成员组成的。他们具备实现理想目标所必需的技术和能力,而且相互之间有能够良好合作的个性品质,在协作中会逐渐创处许多有价值的知识和技术,这就需要将这些东西逐渐沉淀下来,为团队成员所共享成为团队不可或缺的财富。

       四、相互的信任

  成员间相互信任是有效团队的显著特征,每个成员对其他人的品行和能力都确信不疑。组织应崇尚开放、诚实、协作的办事原则,同时鼓励员工的参与和自主性,它就比较容易形成信任的环境,激发团队成员的激情顺利实现共同的目标。

       五、恰当的领导

  有效的领导者能够让团队跟随自己共同度过最艰难的时期,因为他能为团队指明前途所在。他们向成员阐明变革的可能性,鼓舞团队成员的自信心,帮助他们更充分地了解自己的潜力。领导者往往担任的是教练和后盾的角色,他们对团队提供指导和支持,并带领大家一起迈向成功。
团队协作OA解决方案

      1、团队工作计划管理

      计划管理用于制定工作计划、日程安排、工作汇报。目的在于团队成员和领导之间,明确目标和达成共识,有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理,也是为了和其它同事达成协调的需要。计划管理提供了日程和汇报的时间管理方案,可以帮助员工合理的安排好时间资源,团队相关人员的工作计划和进程。

       2、融合通讯

       团队在协作的过程中,因工作协调、信息对称、统一思想、下达指令等需要,存在大量面向内、外部的沟通工作,过去只是简单的依赖电话、手机、电话会议,通讯成本居高不下,伴随着互联网技术的兴起,开始进入融合通讯阶段,通过各种通讯工具的组合使用,对沟通进行分类管理,从而大幅提升沟通效率。

       该OA系统配备了该系统助手、即时通讯、短信插件、外部邮件、协同工作、第三方即时通讯工具、视频会议插件、论坛等各种沟通工具,并且在应用过程中可以按照沟通的特点选择使用,如OA系统信息的提醒可以采用该系统助手;几秒钟的信息对称或者提醒,可用即时通讯和短信;几分钟的沟通可以用外部邮件和协同工作;几十分钟的沟通可以用视频会议和论坛等,也可以对上述沟通工具进行组合使用,从而达到沟通的低成本和高效性。

      3、协同工作

      团队协同工作中80%的事项,都需要与团队的其他成员协作完成、与其他部门协调资源、或者向领导进行请示汇报;80%的工作都处于开放的环境,如特殊请求、突发事件、临时汇报、项目协作、活动组织、意见征集、沟通协调等等,因此,通过柔性协作流程的使用,员工可以很便捷的实现与其他同事的头脑风暴、分工协作、资源整合,并且可以通过自建模板和自建流程的使用,使得很多处于随机和发散状态的工作实现有序化、可跟踪化、可追溯化,实现工作的敏捷性与有效性的统一。

       4、任务管理

       任务管理可以帮助团队的领导把团队中的各项任务进行细化分配到每个人,这样团队成员可以对自己服务任务的完成情况进行回报和总结,领导就可以很方便的及时了解任务的进展状况和成员完成任务的具体质量,并且可以对任务或成员给出阶段性的建议和意见,指导下一步的工作任务的处理方案和步骤,达到上下级意见的高度统一。

       包括自己给自己安排的任务和领导安排给我的任务,管理任务包括:新增任务(自己安排给自己的任务)、在办任务、待考核任务、已完成任务、已取消任务,删除任务。

       5、论坛管理

       论坛可以为团队成员提供一个非正式的沟通交流平台,通过这种方式可以发挥团队共同的力量较快的对某件事情达成共识。

       团队可以根据实际需求设立多个讨论板块。板块的设置需由管理员设置,授予其它人发布讨论的权限,并设置讨论区的版主,版主可对相应的讨论区进行管理,可以发布公告,删除、转移帖子,设定精华、置顶帖子、设置禁止跟帖、禁止修改帖子等功能。

       6、知识管理

       知识档案管理能力已经成为组织的核心竞争能力之一!组织在发展过程中创造的各种文件、公文、报告、审批、知识、技术文档、经验和阅历等散落在员工的大脑、移动硬盘、电脑、纸质文档、档案馆里…,通过OA系统办公平台电子化的手段把这些隐形知识显性化,对知识进行进一步的收集、分类、沉淀、授权、分享、学习和持续创新,为团队带来更高的经济效益。

       OA系统提供了完整的文件档案管理地图,实现从个人文档、项目文档、互联网文档、单位档案的全文件档案链的采集、分类、授权、分享和管理,方便有权限的人在第一时间申请、查询和使用。

        7、项目管理

       日常工作中,有大量工作事项,需要跨部门协作,也就是所谓的团队协作,项目管理为团队的管理和协作提供了一个公共平台,通过项目管理可以将团队的成员以及团队之间协作的过程完整的记录下来,方便了成员在这个公共的平台上方便的找到需要的关于项目的相关信息,并可以对之前协作的内容进行查询和共享,使团队的价值最大化,对工作效率有很大提升。

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