沟通管理

Communicate Solution

沟通管理是企业组织的生命线。管理的过程,也就是沟通的过程。通过了解客户的需求,整合各种资源,创造出好的产品和服 . . .

沟通管理OA解决方案

       沟通管理是企业组织的生命线。管理的过程,也就是沟通的过程。通过了解客户的需求,整合各种资源,创造出好的产品和服务来满足客户,从而为企业和社会创造价值和财富。企业是个有生命的有机体,而沟通则是机体内的血管,通过流动来给组织系统提供养分,实现机体的良性循环。沟通管理是企业管理的核心内容和实质。

       企业运营过程中,因工作协调、信息对称、统一思想、下达指令等需要,存在大量面向内、外部的沟通工作,过去只是简单的依赖电话、手机、电话会议,通讯成本居高不下,伴随着互联网技术的兴起,开始进入融合通讯阶段,通过各种通讯工具的组合使用,对沟通进行分类管理,从而大幅提升沟通效率。

       九思沟通OA解决方案配备了该系统助手、即时通讯、短信插件、外部邮件、协同工作、第三方即时通讯工具、视频会议插件、论坛等各种沟通工具,并且在应用过程中可以按照沟通的特点选择使用,如系统信息的提醒可以采用该系统助手;几秒钟的信息对称或者提醒,可用即时通讯和短信;几分钟的沟通可以用外部邮件和协同工作;几十分钟的沟通可以用视频会议和论坛等,也可以对上述沟通工具进行组合使用,从而达到沟通的低成本和高效性。

      在通讯手段方面,该OA系统提供了全系列的通讯工具,并且分类管理,解决了各种类型的通讯需要。

      在易用性方面,该OA系统系统中,只要能看到联系人的地方,都可以随时发起通讯沟通。

      在关联性方面,该OA系统的各种沟通工具不但可以解决人与人通讯的需要;而且还可以作为消息引擎,与系统中的功能模块,如工作流、知识地图、信息中心、协同工作、论坛、新闻等等,进行强关联,实现系统与人通讯的需要。

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       1、系统助手:可以开机免IE直接登录OA、本地消息提醒、点击消息直接转处理应用页面,提高了用户使用系统的便捷性和易用性。

       2、即时通讯:OA系统中配备了多种方式如在线感应、流程中的反馈和催办等方式。在线感知可以快速查看在线人员,随时发起即时消息、短信、邮件、RTX、视频会议进行沟通协作;流程办理中用户也可以使用反馈和催办和流程中的其他办理人员进行信息互通和加快流程的办理效率。

       3、短信插件:通过短信插件用户待办的事项系统会自动以短信的方式,将事件的大概提要发送用户的手机上提醒用户去及时查看办理。防止用户在没有登录OA系统或者外出时遗漏重要事情。员工之间也可以发起短信或群发短信。

       4、外部邮件:个人在日常工作中有可能会给外部的人员发送电子邮件或者接收外部人员发给我的电子邮件,邮件管理子系统提供基于Web的Email发送、阅读和存储、查找功能,并支持邮件转协同。可以帮助个人及时接收和处理其他信箱的电子邮件,做到对自己所有信箱的统一管理,提高了个人处理个人事务的效率。

       5、协同工作:是该系统柔性协作流程的具体应用。日常工作中,80%的事项,都需要与同事协作完成、与其他部门协调资源、或者向领导进行请示汇报;80%的工作都处于开放的环境,如特殊请求、突发事件、临时汇报、项目协作、活动组织、意见征集、沟通协调等等,因此,通过柔性协作流程的使用,员工可以很便捷的实现与其他同事的头脑风暴、分工协作、资源整合,并且可以通过自建模板和自建流程的使用,使得很多处于随机和发散状态的工作实现有序化、可跟踪化、可追溯化,实现工作的敏捷性与有效性的统一。

       6、工作流程:是制度化刚性流程的具体应用。企业在经营和成长过程中,逐步会沉淀下很多规章制度,其中包括各种纸质表单、流程规范、数据规范、岗位说明、权限等,制度的形成、推广和优化过程,也是规范员工行为的过程,是实现内部协作分工的过程、是规范岗位操作、从人治向法制逐步进步的过程。

       通过工作流软件的实施和应用,可以帮助企业规章制度和管理规范有效落地。

       通过工作流程的制度、表单和流程的集成,可以使得员工免除学习和培训,轻松掌握和运用企业的制度和流程,尽快融入企业中来尽快给企业带来价值和效益。

       另外,员工根据需要调用工作流程引擎,实现各种审批,例如请假申请,报销申请、信息发布审批、会议申请审批、车辆申请审批、帖子发布审批等等,电子化的表单加快了填写、审批的速度,进而提高了日常办公的效率。

       7、第三方即时通讯工具:可以通过集成第三方的即时通讯软件加强用户对即时通讯方面的各种应用,比如集成腾讯的RTX后用户不光能使用到RTX的所有功能,而且可以实现和OA组织架构的数据同步保证双方的人员一致性,并且OA上要办理的事项也也可以通过RTX给出相应的提醒和点开直接办理,丰富了用户事务处理方式的多样性。

       8、视频会议插件:是一套专业的视频会议系统,和OA系统集成后可以实现双方组织架构的统一,可以从OA系统发起一个视频会议,OA中用户要办理的事项也会在视频会议客户端给予消息提醒并能点开进行办理。让客户在使用两种专业的系统得同时也充分体验到两之间的信息互通,提高了用户的工作效率。

       9、论坛管理:为单位内的工作人员提供非正式的沟通交流平台。单位用户可以根据本单位的实际需求设立多个讨论板块。板块的设置需由管理员设置,授予其它人发布讨论的权限,并设置讨论区的版主,版主可对相应的讨论区进行管理,可以发布公告,删除、转移帖子,设定精华、置顶帖子、设置禁止跟帖、禁止修改帖子等功能。用户可通过本节描述的论坛管理子系统,将更好的利用现代化网络资源,实现讨论发布、信息交流、信息共享,达成共识等功能。

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