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OA系统,通过电子化的办公方式有效减免了企业资源消耗,助力企业办公效率提升。

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告别纸质化办公,OA系统为企业节能提效
标签: OA   OA系统   协同OA   来源: 光明网     阅读次数: 71

       传统的企业办公,无论是计划制定、项目规划还是流程审批或日常办公信息的上传下达多以纸质通知为主。这样的纸质化办公不仅浪费时间还浪费人力、资源成本。九思OA系统,通过电子化的办公方式有效减免了企业资源消耗,助力企业办公效率提升。

       OA系统(Office Automation System)意为办公自动化系统,是面向组织的日常运作和管理,员工及管理者使用频率最高的应用系统。主要推行一种无纸化办公模式。相比较于传统办公,OA系统为企业各项办公建立起了完善的流程管理体系:

       1、部门、员工之间的信息沟通

       在纸质办公时代,部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递,所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作,员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而借助OA系统这一平台,将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。进一步加强企业部门、员工间的信息沟通交流。                                               

       2、企业效率和执行力的双重提升

       传统办公,无论是企业信息、通知、公告宣发还是计划管理、项目管理、流程审批,都需要耗费大量的人力、物力,有时还会出现流程单据丢失遗漏,以致影响办公进度,给企业带来损失。相比较而言,如果公司开始使用自动化办公系统来完全代替纸张办公,通过各办公模块即可提交相应办公需求至相关部门、员工,无论是信息公告、通知,还是计划管理流程审批都可以予以在线线提醒查看、审批。

       九思软件凭通过各办公模块不仅实现企业的各项办公管理,且通过合理、有序的流程化管理满足企业办公需求,并且管理者还可以通过协同OA软件的驾驶舱实现任务的在办监控,监控流程所处环节、部门、停止原因、执行花费多长时间等等,从而实现业务的有效反馈,进一步改进和提升管理。由此,既减少了办公沟通时间,又节约了办公纸张,还加强了企业的内部协作、监管,提升企业办公效率和执行力。 

       3、知识管理和文件共享

       知识管理是企业的一项重要财富,它沉淀了企业在发展过程中的各种文件、公文、报告、审批、经验和阅历等资源,对于企业发展有着积极的指导作用。相比较于纸质类知识档案存档,OA系统通过电子化的方式实现从个人文档、项目文档、互联网文档、单位档案的全文件档案链的采集、分类、授权、分享和管理、创新,并按照相同、相异、相关等属性划分成不同类别的知识体系,按类别、收集、整理、发布,建立知识档案库。方便所有员工随时随地持续高效的将知识积累到企业知识库中。

       通过知识管理电子化的方式在使得企业知识管理分类清晰、合理,确保知识、经验安全性的同时,也避免了企业知识因人员流失而有可能带来的资源损失。另外,对于新员工的培养,通过协同OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工,将会大大缩短新员工的培训时间,为公司节省培训费用

       随着办公信息化的发展,无纸化办公必然成为趋势。 OA系统在实现企业无纸化办公的同时,也有效减免了企业能源消耗,助力企业办公效率提升,加速信息化。

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