众所周知,会议是企业管理中的一项重要办公行为。OA,作为一款组织、协同、办公管理软件于会议管理建设,可从会议的审批、计划、组织管理及会后的执行等方面予以改进。OA会议管理系统在消除了由于时间、协商、准备的不到位等因素所带来的弊端,从而有效提升了会议的质量与完成度。
深圳市思贝克工业发展有限公司,是深圳一家集工业品、互联网、金融服务于一体的综合性集团,致力于打造中国最大的工业品线上线下交易、服务、支持一体化平台。针对思贝克现状不难分析,会议办公无疑是企业最为常用的一种办公形式。
因此,九思软件专家团队结合OA系统优势及会议管理特点,提出了如下OA会议管理子系统规划方案的参考建议,以助力企业改善传统企业会议的诸多弊端,使企业会议办公效率得以显提升。
会议登记:填写会议申请单,设置可查看会议相关内容的人员,建立纪要人员的权限,确保不同级别会议的内容不会被无关人员查阅。
会议审批:会议申请提出后,需提交领导审批。
会议通知:经审批同意后,自动通知全体参会人员(日程、时间、地点),可同时通知会议仪器管理人员及会议服务人员。
会议计划管理:会议计划管理模块实现对企业重要会议的会议计划、智能化提醒、关联功能启动、会议配置等业务的管理,并能够根据会议计划自动生成会议看板,从而全面提升会议管理水平,简化会议管理人员操作,保障会议的有序开展。
会议组织管理:对企业重要会议的议题指定、议题收集、提报审批、议题材料准备、议题清单、发起会议及议题权限内共享的业务固化。
会议记录管理:保证流程所到之处皆有信息记录,帮助企业形成详细的会议情况,提高管理层审批、监督效率。
会议决策管理:会议决策管理模块可实现对议题查阅、议题备注、议题汇报与议题决策等便捷管理,从而实现“未会先议”,提升会议决策效率与效果。通过议题汇报等功能实现对议题汇报人员的有效提醒与过程管理,全面推进会议进程及汇报质量。
会议任务管理:对会议形成的决议和任务进行分配及跟踪。
九思OA系统于斯贝克的实施所带来的不仅是更为完善、全面的会议管理与执行力的落地,通过斯贝克OA会议管理系统科学、有效的组织管理亦是可进一步加快企业的信息化建设。